Backofficemedewerker/ Secretaresse
Binnen onze groeiende organisatie bieden wij je de kans om het beste uit jezelf te halen en je persoonlijke skills verder te ontwikkelen. Samen met 3 collega’s geef je ondersteuning op secretarieel en administratief gebied en ben je een vraagbaak voor (internationale) collega’s en klanten.
Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Het organiseren en boeken van zakenreizen (vliegtickets, hotels en vervoer);
- Het up-to-date houden van ons relatiesysteem en beheren van het reserveringssysteem;
- Receptiewerkzaamheden (telefoon, postverwerking en ontvangen van bezoekers);
- Actief meedenken en bijdragen aan het verbeteren en automatiseren van werkzaamheden op het secretariaat;
- Het ondersteunen van de Executive Assistant bij diverse werkzaamheden en projecten.
Deel in jouw netwerk
Titel: Backofficemedewerker/ Secretaresse
Nummer: 570
Deadline: NVT
Locatie: Harderwijk
Afdeling:
Canteen & Secretariat
-HR Partner:
Priya Jhorai - Bholasingh
AWL Group
Corporate Recruiter
+31 630804062
p.jhorai@awl.nl
-Hiring Manager:
Reineke Wels
Locatie: Nederland
Language : English, Dutch
Flag : The Netherlands
Opleidingsniveau: MBO
Level: Professional
Uren per week: 24 uur
Categorie: Secretary
Wat neem je mee 1: Een afgeronde secretariële opleiding (minimaal mbo-4 niveau) en minimaal 3 jaar werkervaring binnen het secretariële werkveld;
Wat neem je mee 2: Uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels, in woord en geschrift en een goede beheersing van MS Office (Word, Excel, Outlook, OneNote en Teams);
Wat neem je mee 3: Affiniteit met verbeterprocessen en enthousiasme voor het inzetten van AI-tools om administratieve taken en processen te optimaliseren;
Wat neem je mee 4: Een proactieve en flexibele instelling, met het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende taken;
Wat neem je mee 5: Je bent 24-32 uur per week beschikbaar, waarbij woensdag en vrijdag vaste werkdagen zijn. De overige dagen zijn flexibel in te vullen.
Wat krijg je 1: Een afwisselende functie in een enthousiast team met jaarlijks een leuk teamuitje;
Wat krijg je 2: Een goed salaris tussen de € 3.200 en € 3.600 per maand, afhankelijk van je kennis en ervaring;
Wat krijg je 3: Toegang tot onze eigen AWL Academy met > 50 trainingsprogramma’s;
Wat krijg je 4: Een passend (secundair) arbeidsvoorwaardenpakket (volgens de cao voor de Metaalelektro) met 40 vrije dagen;
Wat krijg je 5: Deelname aan ons vitaliteitsprogramma "Boost Your Life", gezellige vrijdagmiddagborrels en een actieve personeelsvereniging.
Vragen?:
p.jhorai@awl.nl
Corporate Recruiter
+31 630804062
Additional info:
Wil jij een afwisselende baan waarin je jouw secretariële en organisatorische talenten optimaal benut? Werk je graag in een team waarin samenwerking en ontwikkeling centraal staan? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Dit wordt jouw dag 1: De dag begint natuurlijk met een kopje koffie of thee. Voordat je goed en wel op gang bent, controleer je of er nog last-minute vluchtaanvragen of wijzigingen zijn van collega's die op het punt staan om naar de andere kant van de wereld te vliegen. Snel handel je deze af, zodat iedereen zonder stress op reis kan. Vervolgens leg je de sleutels en papieren klaar voor collega's die een auto via het reserveringssysteem hebben geboekt.
Dit wordt jouw dag 1 (tijd): 8:00
Dit wordt jouw dag 2: Het is onder andere aan jou om vliegtickets, hotels en vervoer voor onze medewerkers te regelen. Een uitdaging? Zeker. Maar wie houdt er niet van een beetje puzzelen om de beste verbindingen en deals te vinden? Terwijl je deze reisplannen uitwerkt, lopen collega’s binnen met allerlei vragen – van “Is er nog post voor mij?” tot “Ik heb een schrijfblok nodig.” Flexibiliteit is jouw middle name en tussen het boeken door schakel je soepel over naar de diverse verzoekjes.
Dit wordt jouw dag 2 (tijd): 10:00
Dit wordt jouw dag 3: Na de lunchpauze is het tijd voor de administratieve kant van je taken. Je beheert het reserveringssysteem (voor onder andere vergaderzalen en auto’s) en controleert nauwkeurig de facturen van autoverhuurbedrijven, hotels, etc. Tussendoor komen er nog een paar facilitaire klusjes langs.
Dit wordt jouw dag 3 (tijd): 13:00
Dit wordt jouw dag 4: In de middag komt de creatieveling in je naar boven en bedenk je hoe administratieve processen beter en efficiënter kunnen, misschien zelfs met wat automatisering. Nieuwe ideeën? Ze zijn van harte welkom! Tussendoor verwijs je een bezoeker door en neem je een aantal telefoontjes aan.
Dit wordt jouw dag 4 (tijd): 15:00
Dit wordt jouw dag 5: Voordat je de dag afsluit, check je nog even of er last-minute wijzigingen zijn in het reisschema van collega’s, rond je de laatste openstaande taken af en leg je de post klaar voor morgen. Het was weer een afwisselende dag vol actie en voldoening, en morgen staat er vast weer een nieuwe uitdaging op je te wachten!
Dit wordt jouw dag 5 (tijd): 16:30
Jouw taken 1 : Boeken van reizen
Jouw taken 1 in %: 75%
Jouw taken 2: Administratieve ondersteuning
Jouw taken 2 in %: 10%
Jouw taken 3: Receptietaken
Jouw taken 3 in %: 5%
Jouw taken 4: Overige werkzaamheden
Jouw taken 4 in %: 10%
Kennismaking: Voor functie gerelateerde vragen kun je contact opnemen met Reineke Wels, Executive Assistant, op telefoonnummer 06-82527784 en voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met Priya Jhorai, Corporate Recruiter, via 06-30804062. AWL-Techniek accepteert voor onze vacatures geen ongevraagde hulp van intermediairs/uitzendbureaus of andere derden. Cv’s aangeboden door genoemde partijen (in welke vorm dan ook) aan een AWL-medewerker, zonder een geldig schriftelijk verzoek van onze Corporate Recruiter of HR-collega’s, worden beschouwd als openbare informatie en AWL is niet aansprakelijk voor enige vergoeding.
